home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Amiga Format CD 41 / Amiga Format CD41 (1999-06)(Future Publishing)(GB)[!][issue 1999-07].iso / -seriously_amiga- / misc / alphabase / alphabasee.doc < prev    next >
Text File  |  1999-04-28  |  12KB  |  363 lines
  1.                          »»»»» AlphaBase V2.1 «««««
  2.                             © 1998 Maik Schmidt
  3.  
  4. Introduction:
  5.  
  6.    AlphaBase  is  a  user  friendly database program.  The traditional Amiga
  7.    workbench  drop menus are augmented with buttons that give easy access to
  8.    each  of  the  available  function.   The buttons carry standard function
  9.    symbols  or  graphics with a further one line help script that appears in
  10.    the bottom window whenever the cursor is placed over a button.  Two types
  11.    of  database  design  are  supported at present.  The first is a formless
  12.    address  type  and  the second is a data record handling type with allows
  13.    the inclusion of text, pictures and sound with each record.
  14.  
  15.  
  16. Requirements:
  17.  
  18.    - OS 3.0 workbench & libraries
  19.    - 1MB ChipMem + 2MB FastMem of working space
  20.  
  21.    This  program  is  SHAREWARE  and  the  standard disclaimers apply in all
  22.    cases,  no warranty is given for loss of data, performance, functionality
  23.    or operation.
  24.  
  25.    The current version of AlphaBase (restricted) is compressed in lha format
  26.    and  can  be  found  in  the  Aminet  archive  subdirectory  biz/dbase or
  27.    http://www.infokom.de/home/who/.   A  keyfile is required to activate the
  28.    fully functioning program without any restrictions, it can be obtained by
  29.    sending  a  registration  fee  of £10, $15(US) or an equivalent amount of
  30.    another currency to:
  31.  
  32.    Maik Schmidt
  33.    Ernst-Alban-Str. 40
  34.    D-17036 Neubrandenburg
  35.    GERMANY
  36.    
  37.    email: who@bigfoot.de
  38.    homepage: http://fly.to/who
  39.  
  40.    Please  include details of your name and address.  Email is the preferred
  41.    method of sending the keyfile.  If postal handling is required then extra
  42.    postal  charges  will  be  incurred and must be taken into account in the
  43.    registration fee when sent.
  44.  
  45.  
  46. Installation:
  47.  
  48.    Open  the  lha  archive  (AlphaBase.lha)  into  RAM:   check its contents
  49.    against  the following list then move the whole directory on to your hard
  50.    drive  or  floppy  disk.   The  size  of  the  directory  is as shown.  A
  51.    directory icon is included.
  52.  
  53.    AlphaBase.info
  54.    AlphaBase/AlphaBase
  55.    AlphaBase/AlphaBase.info
  56.    AlphaBase/AlphaBaseD.data
  57.    AlphaBase/AlphaBaseD.doc
  58.    AlphaBase/AlphaBaseD.doc.info
  59.    AlphaBase/AlphaBaseE.data
  60.    AlphaBase/AlphaBaseE.doc
  61.    AlphaBase/AlphaBaseE.doc.info
  62.    AlphaBase/Data/Asteroides.ab
  63.    AlphaBase/Data/CDs.ab
  64.    AlphaBase/Data/Deutsch/Bäume.ab
  65.    AlphaBase/Data/Deutsch/Freunde.ab
  66.    AlphaBase/Data/Deutsch/TV.ab
  67.    AlphaBase/Data/StarTrek.ab
  68.    AlphaBase/Default.prefs
  69.    AlphaBase/NiceEnvelope.prefs
  70.    --------
  71.    17 files (about 250 kByte)
  72.  
  73.  
  74. ----------------------------------------------------------------------------
  75.  
  76.  
  77. USING ALPHABASE
  78.  
  79.  
  80. ADDRESS MODE
  81.  
  82.    Each  record in this mode has 15 fields.  Each field has a "·"(period) at
  83.    the beginning of the line and the first field in each record is preset to
  84.    accept  the NAME of the person e.g.  Mr.  J.  Bloggs.  Selected field can
  85.    be  used  as  part  of  a  destination address when printing an envelope.
  86.    Selecting a field for envelope printing requires the "." to be changed to
  87.    a  ">"  by toggling the 'no print/print' button with the colour indicator
  88.    on the appropriate line.  The "." will change to a ">".
  89.  
  90. THE MASK
  91.  
  92.    Record 0 is always used to set up the mask for the database records.  The
  93.    script  used  in the mask will appear at the end of the field line in the
  94.    body of each record.
  95.  
  96. THE FILTER
  97.  
  98.    The filter is one of the most useful features of AlphaBase.  It is record
  99.    "-1".   This  feature  enables  all record containing the selected common
  100.    features to be extracted from the whole.
  101.  
  102.    e.g.   If  "Smith"  is  entered  in  the  NAME field in record "-1" of an
  103.    address  database  then only records containing "Smith" in the NAME field
  104.    will  be  displayed  making  any  subsequent  database  action in records
  105.    associated with the surname "Smith" that much easier.
  106.  
  107.    Beside  this  string  operation  the  following  operators can be used to
  108.    support filtering that have numeric applications.
  109.  
  110.    =  for an exact match
  111.    <  for values smaller than the specified value
  112.    >  for values larger than the specified value
  113.    <= for values smaller or equal than the specified value
  114.    >= for values larger or equal than the specified value
  115.  
  116.  
  117. Exchanging fields in the address mode:
  118.  
  119.    To  exchange or move fields hold down the right mouse button over the "·"
  120.    or ">" then move the displayed pointer to the exchange location.  If this
  121.    was  done  at  the  mask (record 0), the fields of ALL the records in the
  122.    database will be effected.
  123.  
  124.  
  125. ----------------------------------------------------------------------------
  126.  
  127.  
  128. DATA MODE
  129.  
  130.    First  select  the  "New"  option in the "Project" menu.  Then select the
  131.    cycle  gadget that has the label "Addresses" (it toggles to "Data").  The
  132.    number  of  fields  can  be increased/decreased using the "Add field" and
  133.    "Delete field" gadgets.  Then go to the record 0 (the mask) and enter the
  134.    names for all the fields.
  135.  
  136. Positioning a field in the data mode:
  137.  
  138.    Move  a  field  by holding down the right mouse button with the cursor by
  139.    it's  name,  now move the pointer to the position you have chosen and let
  140.    go.
  141.  
  142.  
  143. FIELD TYPES
  144.  
  145. TEXT FIELD
  146.    There are no limits for the length of a text field entry.  
  147.  
  148.    NOTE:   An  numeric  entry that is used in a calculation must not contain
  149.    non-numeric  characters  BEFORE  the value.  Non-numeric characters after
  150.    the value are allowed e.g.  "1.80 metres high".
  151.  
  152. CHECKBOX FIELD
  153.    This is a boolean state representing 'yes/no' that can be toggled just by
  154.    clicking on it.
  155.  
  156. CYCLE FIELD
  157.    The different states of the cycle field can be set just by using the left
  158.    mouse  button.   The  right  mouse  button is used to enter the different
  159.    state  strings.   Each  string is separated by "|".  Each string is given
  160.    and index number and it is this that is saved with the record.
  161.  
  162. CALCULATION FIELDS
  163.    In  each  record  the data field is given a three character alpha-numeric
  164.    index,  starting  with  F01,  F02......   A  calculation  is performed as
  165.    follows:
  166.  
  167.    $=(F01+F02)/2
  168.  
  169.    The expression in a given field is valid in ALL records.
  170.  
  171.    The following arithmetic operations are supported:
  172.    +,- (sum, difference)
  173.    *,/ (multiplication, division)
  174.  
  175.    Integer  values can be extracted from floating point results by using the
  176.    "INT()" function, e.g.:
  177.  
  178.    $=INT(5.9-4)
  179.       -> results in "1"
  180.    and
  181.    $=INT(F01/F02)
  182.  
  183.    ATTENTION:   A  calculation  field MUST use fields that appear BEFORE its
  184.    index  number.   As  an example, if the calculation field is F17 then all
  185.    field F01 to F16 are valid location for the expression variables.
  186.  
  187.    (The   reason  for  this  restriction  is  that  currently  the  internal
  188.    calculation runs from F01 to the end.)
  189.  
  190.  
  191. ----------------------------------------------------------------------------
  192.  
  193.  
  194. Extended properties and explanation of some of the menu functions:
  195.  
  196.  
  197.    It  is  fitting  at  this stage to provide a brief explanation of all the
  198.    available  functions  but  before  this  is done it is worth mentioning a
  199.    particular  feature  in  the  PROJECTS  menu named SETTINGS.  Select this
  200.    option  to  customise  the  way in which the current database is handled.
  201.    This is a form of Preferences.
  202.  
  203.    The  SETTINGS option has a screen of its own with seven features that can
  204.    be customised.  These are listed below:
  205.  
  206.    Program-  selects  language,units  of  measurements,  maximum  number  of
  207.    records and font type to be used in the display
  208.  
  209.    Envelope-  selects  envelope  dimensions  of  width  and  height,  attach
  210.    addressee and some font and letter type toggles.
  211.  
  212.    Sender- is the addressee's address, leave font size alone!
  213.  
  214.    Label- label dimensions etc
  215.  
  216.    Printer-  straight  forward  choice of printer requirements including NLQ
  217.    and density.
  218.  
  219.    Text  printout- If text is printed this option tells the printer the page
  220.    size,  margin requirements etc.  Uses standard printer features of number
  221.    of line and columns.
  222.  
  223.    Current  database-  apart  from  choosing  font and justification options
  224.    there is a special feature of 'check birthday'.  If this option is chosen
  225.    then  whenever  an address database is loaded the program will search all
  226.    records for a date string that is saved in the form mm/dd/yyyy.  If found
  227.    one  matching  the next 7 days it will report the find and the associated
  228.    record(s).
  229.  
  230.  
  231. ------------------------------------------------
  232.  
  233. Continuing with the remaining functions:
  234.  
  235.  
  236. Load:
  237.  
  238.    · Following file formats can be imported:
  239.      - Standard ASCII database format
  240.      - DataBase Professional 3.0 ("DBpro")
  241.      - db (RFF format)
  242.      - F-Base 2.3 ("F-Base4")
  243.      - XBase 1.3 ("XBF4")
  244.      - CD-Manager 1.31 ("CD_M")
  245.  
  246. Save:
  247.  
  248.    · All AlphaBase records are saved in a file using the extension ".ab"!
  249.    · A  backup  will  be created automatically while saving if the  filename
  250.      already exists.
  251.  
  252. Save as...:
  253.    · Don't  use  this option when text,  pictures or sounds are include in a
  254.    record.   A separate directory is used to hold these attachments once the
  255.    database  is created for the first time.  Changing the file name will not
  256.    automatically  rename the directory containing the attachments.  This can
  257.    be  done  subsequently  if  needed.   Make  sure  that the directory name
  258.    corresponds to the new file name without the ".ad" postfix.
  259.  
  260.    ·  To  export  a  database  in  the  Standard  ASCII format, just add the
  261.    filename extension ".asc".
  262.  
  263. Print envelope:
  264.  
  265.    If  a  bitmap font is set at the "envelope" settings, the graphic mode is
  266.    used - the bigger the bitmap font the better the result.
  267.  
  268. Joining similar databases:
  269.  
  270.    It's  possible  to append database to the current database in memory, but
  271.    joining  databases  of  different  masks  will probably result in curious
  272.    records.
  273.  
  274. Enter index (0=mask):
  275.  
  276.    Selecting a specific record, use this button and enter the record's index
  277.    number.
  278.  
  279.    "0" gives the  mask,  where the field names can be changed.  
  280.    "-1" gives the filter (see explanation above).
  281.  
  282. Browsing through the records:
  283.  
  284.    Use this button with the left mouse key to move forwards/backwards of one
  285.    record  at  a  time and in ten record steps using the right mouse button.
  286.    The  same function is obtained with the left or right cursor keys and the
  287.    shift key.
  288.  
  289. No print/Print:
  290.  
  291.    Used to create the destination address to print on an envelope by setting
  292.    lines in an address record to begin with a ">" in place of a "·".
  293.  
  294. Insert record:
  295.  
  296.    An  empty  record  is  inserted  into  the current position.  The current
  297.    record will follow the new one.
  298.  
  299. Attach record:
  300.  
  301.    An empty record is attached to the end of the set of records.
  302.  
  303. Relocate record:
  304.  
  305.    The  current record is deleted and inserted in another position, by index
  306.    number.
  307.  
  308. Name list:
  309.  
  310.    A list of all the NAMEs in F01 of a database is produced.
  311.  
  312. Search:
  313.  
  314.    A  search  is made of the whole database or current field is made for the
  315.    string.  Not case sensitive.
  316.  
  317. Replace string: (Data menu)
  318.  
  319.    The  entire  database  will  be searched for a string to be replaced by a
  320.    different one.  Case sensitive!
  321.  
  322. Replace string: (Field menu)
  323.  
  324.    A  given  string  is  replaced  in  the  current  field  only.   Not case
  325.    sensitive.
  326.  
  327. Select output file:
  328.  
  329.    Select  an existing database file ready to receive the data from a record
  330.    of the current database.
  331.  
  332. Write record into output file:
  333.  
  334.    The current record is appended to the created output file.
  335.  
  336. Password:
  337.  
  338.    A  database  can  be  protected  by  a  password  that must be entered on
  339.    loading.   Not  case  sensitive.   Once  a database is loaded an existing
  340.    password can be removed by pressing return in the window (null string).
  341.  
  342. Set comment:
  343.  
  344.    An  external  ASCII  text file can be optionally copied into a directory,
  345.    that will be named after the database file name itself (without the ".ab"
  346.    extension).
  347.  
  348.    NOTE:   Don't  forget  to  save a database after external files have been
  349.    copied  into  the  directory, because AlphaBase won't find them when next
  350.    loaded, disk space will be lost.
  351.  
  352. Set picture:
  353. Set sound:
  354.  
  355.    Similar to "Set comment".
  356.  
  357. Create data text:
  358. Create data list:
  359. Create data table:
  360.  
  361.    These  are basically export functions that generate ASCII text files with
  362.    the chosen format.  The format is selected by the appropriate button.
  363.